英語で電話対応!電話のかけ方や会話に使える英語フレーズマニュアル!

英語圏だけでなく、国際公用語としても使われる英語。

以前にも増して、ビジネスの場面で、海外からの電話を取る機会も多くなってきています。

今回は、「外部からある場所へ電話をかけた際に使われる応対」の様々な表現を集めました。

電話で使われる表現は、定例文の受け答えが中心で、あまり長い文章は使われませんので、ビジネスで使われる丁寧な表現であっても、一度覚えてしまえば、すぐに実戦で使うことのできる表現ばかりです。

それではさっそく、いくつかの場面ごとに分けて、ご紹介します!

⑴ 基本のinformalな表現

まず最初に、家族や友人といった親しい間柄で使われる最も基本的な会話を見てみましょう。BさんがAさんに電話をかけてきました。

A: Hello.
(もしもし?)

B: Is that Eleanor?
(エレナさん?)

A: Yes, speaking.
(ええ、私ですよ)

B: Hi. It’s John.
(こんにちは、ジョンです。)

ここでは、Bが”Is that~?”と聞いて、相手の名前を確かめていますが、これは決まった表現で、”Are you~?”・ “Is it~?”などとすると不自然です。

同じく、自分が名乗る時も、”It’s ~”のみを使い、”I’m~”とはしない点に注意します。

タイミング悪く、友人や同僚本人がいない時に家に電話してしまい、他のご家族が応対に出て、電話があったことを伝えて欲しい時には、

I wonder if you ask her/him to ring me back when s/he gets back, please? I am 《自分の名前》, her friends[colleague] from school[work]. She’s got my number.

(帰ってこられましたら、私に電話してくれるようにお伝えいただけますか?私は、学校時代の友人[会社の同僚]の〜です。私の番号はご存知です。)

などとお願いすると良いでしょう。

⑵ ビジネスで使える取り次ぎの応対表現

次は、ビジネスで使われている、電話の応対の最初の部分を見ていきます。

A: Good morning. 《name of your company》. Can I help you?
(おはようございます。こちら《会社名》でございます)

B: Oh, Good morning. Yes, please.
May/[Could] I speak to Ms/Mr ××, please?
(おはようございます。〜さんはいらっしゃいますか?)

A: Yes, of course. Who’s calling, please?
(もちろんです、お名前をよろしいですか?)

B: My name is ○○.
(〜と申します)

A: Right, Ms/Mr ○○. Just a moment, please. I’ll put you though.
(承りました、○○様。少々お待ちください。おつなぎいたします。)

・電話の応対に出る時は、シンプルに会社名を名乗ります。

・”May I speak to~”は「〜とお話しさせていただけますか」(=「〜さんはいらっしゃいますか」)という決まり文句です。

ここでアレンジして”I’d like to~”などと使うと、ちょっと不躾な感じに聞こえてしまいますので、決まり文句として、そのまま使うようにします。

ビジネスマナーとして、先に、

This is Tom River from 《会社名》. May I speak to 人 in the ~ office, please.
(こちら、《会社》のトム=リバーです。〜部の〜さんに、お取り次ぎいただけますでしょうか?)

のように名乗ると、より丁寧な印象ですね。

・“Who’s calling, please?”の他には、”Who shall I say is calling?”も使えます。

・” Hold the line, please. I’ll call his/ her office
(このまま、切らずにお待ちください。担当者の部署におつなぎします)などということもできます。

内線で確認が必要な場合は、“I’ll see he is available.”(ちょっと確認いたしますね)とお伝えします。

⑶ 取次を依頼したが、相手が電話に出られない場合

A: I’m terribly sorry, Ms/Mr ×× is not available at the moment.
(申し訳ありません。担当者は今、電話に出ることができません。)

のように言います。”available”は「入手可能な」という意味で記憶していらっしゃる方も多い形容詞ですが、人に対しても、使うことができます。

具体的に理由を伝える時は、“She/He is in a meeting[away/ is not in the office]”などのように表現してもいいですね。

また、その人がたまたま休みであった場合は、”takes a day off” ・ホリデー休暇を取っていることがわかった時には、”is on holiday(s)”と表現することができます。出張に行っている時は、”is on a business trip to London”などが使われます。

また、担当者が他の電話に出ているような時には、

The line is engaged. Would you like to wait a moment[Shall I put you on hold] or would you like to call back?
(話し中のようでございます。このままお待ちになりますか?それともお掛け直しになりますか?)

などの表現も使われます。

⑷担当者がいない場合

①電話を受けた方が伝言の有無を確認する場合

A: “Would you like to leave a message? / [Can I take a message]?
(ご伝言を承りましょうか?)

B: Oh, yes, please.
(あ、それではお願いします。)

Bの伝言が終わったら、

A: “Thank you, I’ll leave A message that you called.
(ありがとうございます。お電話がありましたこと、お伝えしておきますね)
と応じます。

②かけた方が伝言内容をお願する場合

B: “Can I leave a message, please?
(それでは、伝言を残してもよろしいですか=伝言をお願いできますか?)

他にも、
Could you tell me [Do you know] when he’s back?
(いつ、〜さんがおかえりになるか、教えていただけますか?)
のように聞いてみることもできます。

どうしても直接話さなければならない時には、

I will just call back later. Thank you, goodbye.
(それでは、またかけ直します。ありがとうございます、さようなら。)
で大丈夫です。

③本人が電話に出ることができない場合

電話の受け手は、

A: “Can someone else help you? Would you like to speak to ~, his secretary/assistant?
(かわりのものでは、お役に立てませんか?彼の秘書・助手とお話になられますか?)
などとオファーすることもできます。

⑸ 間違い電話の対応

電話を受けたとき、明らかに間違い電話らしいことに気づくこともありますね。

そんな時は、

I’m sorry, you’ve got the wrong number.
(すみませんが、おかけ間違いのようです。)

がよく使われます。

ビジネスなどで、丁寧にお伝えしたい時には、

I’m sorry, there Is nobody by that name working here. I think you must have a wrong number.
(申し訳ありませんが、こちらにはその名前のものがおりません。おかけ間違いのようです。)
のように表現します。”by that name”となるところに注意しましょう。

*****

いかがでしたか?

電話表現は、ほとんど完璧に決まり文句だけでも成立しますので、そのまま覚えてしまえば、アレンジの必要もなくとても便利ですね。

ロールプレイなども楽しいものですので、ぜひ、電話をかけた側か、受けた側どちらかになったつもりで、それぞれ練習してみてください。

 COMMENT

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

関連記事

恋愛で使える英語フレーズ14選

英語で「ありがとう」感謝を伝えるフレーズ

英語でお誕生日メッセージ!「Happy Birthdayだけじゃない」おしゃれな...

直訳できない!英語で「よろしくお願いします」どう表現する?

ビジネスシーンで役立つ簡単で便利な英語フレーズ

【保存版】使える英語の言い回しと実用例 10選