必見!英語ビジネスメールの書き方や結びの例文

ビジネスで英語を使う人にとって、必ず必要なのが英文メールです。そして、これを使いこなせるようになればとても重宝するスキルでもあります。

スピーキングやリスニングに不安があっても、英文メールができれば何とか乗り切れるケースも多々あります。

会話の場合は、相手の話す英語を聞いて理解し、すぐに返答しなければいけません。

それに比べてメールは文字として確認できますし、わからなければ調べることもできます。返信するメールも考えをまとめ確認する時間があるので、焦る必要がありません。

とはいえ、英文メールも読みにくメールや、子供っぽい言葉ばかりのメールだったりすると、ビジネスの場ではスルーされ、返事がもらえないことも少なくありません。

ネイティブの多くは上下関係や自分のキャリアに関係しないもの、自分が困らないものであれば対応してもらえないことがあると心得ておきましょう。

「相手は慣れない外国人だから何とか理解してあげよう」と思うのは、日本人くらいなのかもしれません。

英文メールで使う丁寧な表現ってどんなもの?

日本語ほどではありませんが、英語にも口語と文章の言葉では使われる単語や表現に違いがあります。

ビジネスで使う英語とプライベートで使う英語も異なります。ビジネス文書では「それらしい」言い回しが必要になります。

ただ、丁寧な表現をすればいいというものでななく、ビジネスメールでは簡潔かつ誤解の内容に要件を伝えることが重要です。

例えば、「お力添えをありがとうございました 」お礼を言う表現もいろいろあります。
※一番上はある程度したしい関係であり、下にいくほど丁寧で改まった表現になります。

Thank you for your help.
I m writing to thank you for your help.
I appreciate what you have done for me.

丁寧さを出すときに使えるのが「would」

「would」を遣うと表現がやわらかく丁寧になります。

例えば何かを依頼する時にI would appreciate it if you would…と書けば「~していただけますと幸いです」といったニュアンスになります。(最初の「would」は丁寧の「would」で、ifの後の「would」は過程法の「would」です。)

省略系は使うのを避けるべき

he’llやI can’tといった省略系の表現はすべきではなく、he willやI cannotと表現するようにします。

英文ライティングにはたくさんのコツがあり、少しずつ身につけていくようにしましょう。

また、一番いい方法は、ネイティブが送って来たメールをお手本にすることです。実践で使える内容がたくさん詰まっているので、遠慮せずどんどん「英借文」をしていきましょう!

返信をもらうために!英文ビジネスメールのコツ

最初に述べたように、ネイティブの中には自分の仕事や評価に結び付かない頼みごとや面倒なメールは返事がこないことがあります。

こちらは返信を待っていても「返答の催促を言ってこないのは対して重要ではないのだろう」と勝手に判断されることもあります。

そのため、仕事で英文メールを使っている人ったちは、それぞれに「読んでもらう工夫」「返信を早くもらう工夫」をしているものです。

ここでは、誰でもすぐに取り入れられるコツを紹介します。

①相手が応えやすいように書く

ミーティングの後に内容を確認するメールであれば、相手がYes/Noで答えるようにする。

②1通のメールに多くの要素を盛り込まない

長いメールだと面倒くさいからと後回しにされる可能性があるので、小分けにして案件ごとにやり取りを継続する。

一つ返事が来たら、「ではその次はこうなのですが、それでいいですか?」というようなメールを送り、一つずつ間違いのないように確認していく。

③答えが欲しい質問から順に質問する

たとえ相手に時間がなくて途中でメールを読むのを止められてもいいように、まず一番答えが必要な質問から書いていくのがポイントです。

このようにみなさん色々な工夫をしながら、外国人とのメールのやり取りをしているものです。日本人同士では、考えられないようなこととも実際にはたくさん起こります。

それもグローバルに仕事をする醍醐味のひとつとして、楽しみながら取り組めるとスキルアップにつながるのではないでしょうか?

英文メールの雛型・基本フォーマット

Dear ○○(○○様)

I hope you are well.(「お元気なことと存じます」丁寧なメールでの前置き)
・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・
Best regards,(結びのフレーズ)

John(送り主の名前)

相手に応じてカジュアル・フォーマルを使い分けよう

英語のビジネスメールは日本に比べて簡潔な表現が使われる傾向はありますが、相手やシチュエーションによって言葉を使い分けをしなければいけないのは言うまでもありません。

アメリカのビジネスマンは相手と自分のポジション関係等をみてフォーマルからインフォーマルまで表現をかなりシビアに使い分けています。

【敬称】
Dear John Smith
▼初めて書く相手の時はDearにフルネームをつける(性別が不明でもこれならOK)

Deae Mr.Smith
▼初めて書く場合

Dear John
▼親しさや近しさが増すとこういったものもOK

【結びのフレーズ】
Yours faithfully
▼とてもフォーマル。初めて連絡する相手におすすめ

Kind regards
▼フォーマル。初めて連絡する相手におすすめ

Respectfully yours
▼フォーマル。初めて連絡する相手におすすめ

Warm regards
▼ビジネス向き。二度目以降のメールに使う

Regards
▼ビジネス向き。二度目以降のメールに使う

Best regards
▼ビジネスでもプライベートでも使える

Sincerely
▼プライベート向きだが、クライアントにも使える

Yours truly
▼プライベート向きだが、クライアントにも使える

結びのフレーズにBest regardsやRegardsに似た表現を相手が使っていたら、次回は「名前で呼んでもいい」というサインにもなります。

ネイティブでない日本人は、ビジネスメールではとりあえず丁寧な表現を使った方が間違いがありません。

英文メールで使える書きだし例の雛型

ネイティブがよく使うメールの書き出し定型文を紹介します。

【一般的なもの】
I hope this mail finds you well.
お元気のことと思います。

I hope you are well.
お元気のことと思います。

I trust all is well with you in Tokyo.
東京ではつつがなくお過ごしのことと存じます。

【相手の行動がわかっているとき】
I hope you arrived in Tokyo safety.
無事、東京に当でゃくされたことと思います。

I hope you enjoyed your visit to Nagoya.
名古屋滞在を満喫されたことと思います。

I trust all went well in Shanghai.
上海ではすべて順調に過ごされたことと思います。

*****

ビジネスメールで使える表現を紹介しました。

誰に対しても使えるような便利な表現は、受け取った英文メールからストックしておいて自分も使ってみるようにしていきましょう。

様々なメールを読み、その書き方を体で覚えることで、メールを速く正しく書くスキルが磨かれます!

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